5 moyens infaillibles pour mieux contrôler vos projets
Que vous soyez en ingénierie, en architecture, en marketing ou en informatique, la vive concurrence, les développements technologiques rapides et le niveau d'exigence de plus en plus élevé de vos clients vous amènent à rechercher des modes de gestion vous permettant d'atteindre vos objectifs dans la réalisation de vos projets.
La production d'estimations justes et précises, le respect des budgets de temps et de coûts, l'utilisation efficace des ressources constituent quelques-uns des défis que vous devez relever quotidiennement.
Vous ne pouvez vous offrir le luxe d'estimer les coûts de manière approximative ou de réaliser le suivi des projets avec de simples chiffriers Excel. Alors que des évaluations budgétaires ou des dates de livraison erronées peuvent occasionner des coûts importants et même vous faire perdre des occasions d'affaires, de longs cycles de facturation constituent un problème plus important. Dans le pire des cas, c'est comme si vous financiez vos clients. Enfin, le personnel administratif nécessaire au suivi d'un projet constitue un coût important dont vous devez tenir compte et qui peut éventuellement diminuer votre compétitivité dans un marché donné.
Comment éviter ces écueils et augmenter votre avantage concurrentiel? En adoptant un système de gestion d'entreprise par projet (project-based ERP) qui vous permet de planifier, d'exécuter et de gérer votre projet, et ce, de la toute première estimation à la livraison du projet. Voici comment :
1. En adoptant une plateforme unifiée En choisissant une plateforme unique, vous facilitez l'intégration de plusieurs technologies. Par exemple, la plateforme Microsoft offre la capacité d'intégrer les données provenant d'à peu près n'importe quelle source. L'interface utilisateur est également unifiée et offre une grande similitude tant dans les applications de gestion que dans les applications de bureautique accélérant ainsi la formation de vos employés sur votre nouveau système. Enfin, votre personnel TI sera instantanément familier avec le logiciel de gestion bâti sur votre infrastructure existante. Ainsi, vous gagnez du temps et vous sauvez de l'argent!
2. En réduisant vos coûts administratifs En ayant recours à un logiciel de gestion d'entreprise par projet qui intègre toutes les fonctionnalités, vous êtes en mesure de réduire vos coûts administratifs puisque vos données sont partagées et facilement accessibles en tout temps aux personnes autorisées accélérant ainsi leur travail. Vous disposez de tous les outils nécessaires pour suivre l'état de vos projets, vos travaux en cours, vos ressources et vos budgets tout en vous assurant un contrôle comptable et financier complet. Comme les données sont entièrement intégrées, vous êtes assuré de l'exactitude et de l'intégrité de vos données en plus d'accélérer le traitement et de réduire le besoin en personnel administratif.
3. En obtenant des informations en temps réel Les technologies Web vous permettent maintenant d'accéder, en tout temps et en tout lieu, aux fonctionnalités du système ERP. Par exemple, en utilisant un logiciel de gestion de temps, intégré à votre logiciel de gestion d'entreprise par projet, vous gardez un suivi en temps réel sur la profitabilité de vos projets et êtes en mesure de résoudre les problèmes à mesure qu'ils surviennent. Les chargés de projet ont alors accès à tous les outils nécessaires pour contrôler leurs projets. Ils peuvent, entre autres, approuver les heures et les dépenses du personnel qu'ils supervisent, planifier les ressources, estimer l'avancement de leurs projets en temps et en argent et obtenir un portrait complet et à jour de l'état de leurs projets... De plus, comme chaque ressource impute directement son temps et ses dépenses dans le système, ces données ne sont saisies qu'une seule fois vous permettant ainsi de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur.
4. En centralisant et en diffusant l'information aux bonnes personnes Tirez profit des fonctionnalités collaboratives offertes par les technologies actuelles en centralisant vos informations et en les diffusant aux personnes concernées. Sans l'information précise, votre personnel n'est pas en mesure de prendre des décisions justes et éclairées. C'est pourquoi une solution qui fournit des informations d'entreprise signifiantes pour les individus est si précieuse et favorise la croissance. Définissez des rôles, tels que responsable de division, chargé de projet, directeur de projet, responsable de budget ou comptable de projet, et partagez l'information en vous assurant que ces différents responsables puissent accéder précisément et exclusivement aux informations relatives à leur niveau de responsabilité tant dans les rapports que dans le tableau de bord.
5. En exploitant toute la richesse de vos données L'accès à des informations de gestion signifiantes et complètes revêt une importance capitale pour tout gestionnaire ou chargé de projet. Puisque toutes les données de gestion sont intégrées et partagées dans un système de gestion d'entreprise par projet, vous disposez d'une source d'information riche et unique à partir de laquelle vous pouvez produire un large éventail de rapports sur l'analyse de vos projets, la productivité de vos employés, les transactions imputées aux projets, la profitabilité de vos projets, des analyses ad hoc, un tableau de bord avec des indicateurs de performance clé (KPI) tout en assurant la confidentialité des données par des règles d'accès strictes.
En optant pour un système de gestion d'entreprise par projet, vous pourriez aider votre firme à connaître une profitabilité accrue de ses projets grâce à :
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" JOVACO comprend les règles de gestion particulières de notre secteur d'activité. Il serait difficile de trouver un autre produit qui s'intègre aussi bien aux applications que nous avons développées à l'interne. "
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