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05 NOV

Comment une firme d’architecte a pu améliorer la gestion de ses projets avec Microsoft Dynamics GP

La compagnie

Une firme d’architecte en plein essor s’est mise à la recherche d’un nouveau système de gestion financière. Suite à une croissance marquée de l’entreprise, elle était confrontée à un problème de suivi des projets en cours et voulait s’assurer de plus de rigueur dans les processus de facturation. Avec l’entrée des données et l’analyse financière qui étaient auparavant effectuées manuellement, il était devenu urgent d’améliorer et d’automatiser leurs processus de suivi des coûts et de l’avancement des projets.

Sa vision

  • Suivre en temps réel les heures complétées et les dépenses des travaux par projet
  • Gérer les travaux en cours plus étroitement à l’aide des feuilles de temps intégrées afin d’assurer que toutes heures facturables des projets soient capturées
  • Connaître rapidement les heures complétées par projet pour chaque phase afin que les chargés de projets et les gestionnaires puissent assurer une meilleure compréhension du statut actuel de chacun de leurs projets
  • Assurer un suivi budgétaire plus pointu de chacun des projets et chacune des phases

La solution

Cette firme a donc choisi de mettre en place un système capable de l’aider à combler l’ensemble des lacunes dans ses processus opérationnels et financiers. Pour atteindre ses objectifs, il était nécessaire d’avoir un système de gestion intégré qui puisse considérablement améliorer l’efficacité des processus entre les différents départements pour que l’information circule de manière fluide de l’équipe des opérations vers le département des finances.

Les dirigeants ont décidé d’implanter une feuille de temps et de dépenses, TEDI.SL, qui a la capacité de transmettre l’information sur les activités et le temps saisie dans l’application à une solution de comptabilité par projet, SIFIA.  Cette solution calcule et contrôle les coûts et revenus de projets qui sont ensuite intégrés au système financier, Microsoft Dynamics GP, qui permet que toutes les données capturées soient attribuées aux comptes appropriés afin d’avoir accès à des rapports plus exacts.

Les bénéfices

Le suivi en tout temps des heures et des dépenses des travaux par projet
Avec une feuille de temps intégrée, la firme a pu automatiser son processus d’entrée de temps et de dépenses, ce qui a permis d’économiser du temps et d’assurer la fiabilité de l’information soumise dans le système. Avec cette nouvelle application, les heures de travail peuvent désormais être enregistrées par les architectes présents sur les chantiers, directement en ligne à la fin de chaque journée de travail. De plus, les ressources codifient leur temps selon une structure de projet (WBS) prédéfinie dans le système financier. Ainsi, l’équipe de comptabilité est en mesure d’obtenir plus rapidement tous les détails sur le temps d’un projet et cela ajoute plus de rigueur, ce qui réduit les risques de radiation de temps.

Meilleure gestion de leurs travaux en cours (TEC)
Avant d’implanter le nouveau système, les responsables se rendaient bien compte du revenu perdu dû au fait que les temps et les dépenses n’étaient pas saisis correctement ou facturés à temps. Avec une feuille de temps intégrée, une fois que les données sont enregistrées dans le système, elles deviennent immédiatement disponibles pour être consultées en temps réel et analysées par le personnel administratif de l’entreprise. Chaque semaine, le temps est transféré et le statut des travaux, les coûts réels et les revenus sont mis à jour par SIFIA. Avec une gestion plus étroite des travaux en cours, la firme a pu accélérer son processus de facturation grâce à une vue plus claire de ce qui reste à facturer.

Précision accrue sur les heures réelles codées à un projet
Initialement, l’information était dispersée à travers l’organisation. Il y avait beaucoup de manipulations manuelles nécessaires pour avoir une bonne compréhension du statut actuel des projets et de quelles heures avaient été allouées au projet à ce jour. Ce fut donc un avantage pour eux d’avoir un système intégré étant donné que toutes les informations étaient entrées et extrapolées à partir du même système. Les données étaient non seulement disponibles en temps réel mais étaient aussi attribuées et répartis à une phase et à un projet. Ceci a grandement aidé les responsables de projets à connaître les heures complétées par jalon ou par phase.

Rapports plus complets sur les projets et les départements
Finalement, les responsables de projets et l’équipe de la direction avaient des problèmes à obtenir les rapports dont ils avaient besoin pour bien analyser leurs projets et l’entreprise. Un autre avantage d’avoir un système intégré était la capacité d’analyse budgétaire des projets. L’intégration de toutes les données dans un seul système a permis aux chargés de projets et aux gestionnaires d’assurer un meilleur suivi budgétaire et d’avoir une meilleure compréhension des coûts de leurs projets.

Les résultats

Avec son nouveau système, cette firme d’architecture était maintenant capable d’introduire un meilleur processus pour soutenir sa croissance actuelle. Cette solution d’automatisation des services professionnels a permis que l’information circule d’un processus à un autre, ce qui a considérablement réduit les tâches manuelles et le temps requis pour les tâches de base. Ceci a également aidé la firme à devenir plus rentable en évitant les radiations et les retards de facturation.