Comment une solution de coût de projet peut vous aider dans vos tâches

La comptabilité par activités a été conçue pour vous aider à suivre les coûts et obtenir ainsi une meilleure compréhension de la rentabilité associée à un groupe de tâches précis. Cela parait simple, non? Mais essayer de gérer cela avec des comptes de Grand-livre peut très rapidement devenir un casse-tête. C’est pourquoi il existe des solutions de coûts de projets pour vous aider à gérer ces coûts de façon plus détaillée. Voici quelques scénarios dans lesquels avoir une solution de coûts de projets vous aide à gérer plus efficacement vos activités basées sur les coûts.

1. Vous avez besoin d’un rapport P&L par activité/projet, client ou département
Vous avez besoin de décortiquer vos coûts de différentes manières. Avec cette solution, au lieu de perdre du temps à calculer et affecter les pourcentages de ces coûts sur plusieurs budgets, tous vos coûts sont déjà codés avec les activités appropriées.

2. Vos ressources travaillent sur des activités pour d’autres départements ou projets
La tendance est aux équipes multidisciplinaires. Mais le problème qui se pose souvent est que le département principalement responsable de la ressource ne veut pas assumer les frais liés à cet employé (vacances, formation, prestations, etc.). Ces coûts doivent alors être distribués entre les différents départements avec lesquels cette ressource travaille. Cela permet ainsi de ne pas pénaliser le groupe « prêteur » en lui faisant subir tous les coûts et une non-valorisation par le groupe « emprunteur » avec des activités à moindre coût.

3. Vous avez plus d’une compagnie dans votre organisation qui travaille sur le même projet
Les structures d’affaires complexes génèrent des règles d’affaires qui le sont tout autant. Mais cela vous permet également de tirer profit de la synergie entre vos différentes organisations. Lorsque ces différents groupes travaillent sur les mêmes activités, produits ou projets à travers différents compagnies, vous réduisez vos coûts. Avec un système qui permet à vos différentes entreprises de répartir les coûts sur des projets communs, cela créer automatiquement des transactions inter-compagnies et des marges pour toutes les sociétés concernées. Par conséquent, vous assurez un suivi plus précis de vos coûts réels.

4. La majorité de vos projets a une structure différente
Il est facile de suivre vos activités basées sur les coûts lorsque toutes vos activités ont un format similaire. Quand tous vos projets ont une structure unique, vous perdez un temps considérable à affecter correctement vos coûts à travers vos différents groupes. Avec une distribution qui affecte les comptes appropriés dès que les données sont entrées dans le système, vous vous assurez qu’elles ont été affectées aux bons comptes et groupes.

5. Vous voulez que vos opérations suivent leurs budgets
Les gestionnaires de projet ont besoin d’avoir une vue globale sur les ressources disponibles. En ajoutant l’objectif de « l’exécution du travail à moindre coût », ils auront davantage conscience de leurs habitudes de dépenses. Mais cela reste difficile à faire car ils ne connaissent pas les coûts exacts avec les frais de « post-markup ». C’est pourquoi, en leur permettant d’accéder à des rapports qui incluent les coûts en temps réel à ce jour, ils auront les bons outils pour rester sur la bonne voie et respecter leurs budgets car l’information est disponible dès qu’elle est entrée dans le système.

La façon la plus simple de suivre vos activités basées sur les coûts est donc d’utiliser une solution intégrée. De cette façon, une fois que votre configuration sera terminée, les personnes autorisées au sein de votre organisation auront la visibilité des coûts exacts puisque les informations seront saisies directement dans le système. Vous serez ainsi certains que les coûts sont alloués aux comptes appropriés.

En commençant avec une feuille de temps dans laquelle vos employés et vos autres ressources peuvent entrer leur temps, vous suivrez de façon plus précise vos coûts d’activité ainsi que la répartition des frais généraux de votre ressource basés sur le temps alloué aux différentes activités.

La prochaine étape sera désormais d’améliorer la capacité de vos gestionnaires de projets à suivre leurs coûts en temps réel afin que les budgets soient respectés. Le nombre de vos requêtes administratives diminuera également car vos gestionnaires seront eux-mêmes capables de sortir ces rapports sans avoir à recourir à votre équipe de finances.

Avec une solution intégrée, vos responsables auront une vue globale sur l’ensemble de leur organisation sans avoir à fusionner ensemble plusieurs rapports. Ils pourront donc consacrer plus de temps à analyser les rapports plutôt qu’à les extraire.

Grâce à une solution de coûts de projets, calculer vos coûts devient plus simple puisque vous connaissez parfaitement vos activités basées sur les coûts.