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08 JUL


La comptabilité par activités
aussi simple qu’ABC

La comptabilité par activités a été conçue pour aider à suivre les coûts et obtenir ainsi une meilleure compréhension de la rentabilité associée à un groupe de tâches précis. Cela parait simple, non? Mais essayer de gérer plusieurs groupes d’activités en parallèle avec des comptes de Grand livre pourrait rapidement devenir un casse-tête. C’est pourquoi il existe des solutions de coûts de projets pour aider à gérer ces coûts de façon plus détaillée et plus efficace. Voici quelques scénarios dans lesquels posséder une solution de coûts de projets aide à gérer vos coûts par activités.

1. Vous avez besoin d’un rapport de pertes et profits par activité ou par projet, par client ou par département

Lorsque vient le moment de décortiquer les coûts de différentes manières, au lieu de perdre du temps à calculer et à affecter les pourcentages de ces coûts sur plusieurs budgets, tous les coûts sont déjà codés dans les activités appropriées.

2. Vos ressources travaillent sur des activités pour d’autres départements et/ou plusieurs projets

La tendance est aux équipes pluridisciplinaires, formées de ressources appartenant à plusieurs départements. Cela dit, lorsqu’un employé est prêté à un autre groupe, le département responsable de cet employé ne devrait pas avoir à absorber la totalité du salaire et des avantages sociaux. Ces coûts doivent être distribués à travers les différents départements pour lesquels l’employé a travaillé, afin de ne pas pénaliser le département responsable et assurer que les coûts réels soient reflétés dans les autres départements.

3. Vous avez plus d’une compagnie dans votre organisation qui travaille sur le même projet

Les structures d’affaires complexes génèrent des règles d’affaires qui le sont tout autant. La synergie entre les différentes compagnies de votre organisation permet tout de même à leurs employés de travailler sur les mêmes projets. Vous évitez donc d’avoir recours à la sous-traitance et d’augmenter vos coûts. Un système de comptabilité de projet permet à chacune des compagnies de mieux affecter les coûts des activités communes. Ce processus crée automatiquement des transactions et majorations inter-compagnies et assure un suivi plus détaillé et précis des coûts réels.

4. La majorité de vos projets ont une structure différente

Quand tous vos projets ont une structure différente, vous perdez un temps considérable à affecter correctement vos coûts à travers vos différents groupes. En configurant vos projets avant même qu’ils ne débutent, les coûts sont distribués vers les comptes appropriés dès que les données sont entrées dans le système. Vous vous assurez ainsi de l’intégrité de votre information.

5. Vous voulez que vos opérations suivent leurs budgets

Les gestionnaires de projet ont souvent pour seul but d’assurer l’exécution du travail. En ajoutant l’objectif plus spécifique de « l’exécution du travail à moindre coût », ils auront davantage conscience de leurs habitudes de dépenses. Cela reste difficile à faire car ils ne connaissent pas toujours les frais au fur et à mesure que le projet évolue. C’est pourquoi, en leur permettant d’accéder à des rapports qui incluent les coûts en temps réel à ce jour, ils seront en mesure de rester sur la bonne voie et de respecter leurs budgets car l’information est disponible dès qu’elle est entrée dans le système.

La façon la plus simple de suivre vos coûts par activités est donc d’utiliser une solution intégrée. De cette façon, une fois que votre configuration sera terminée, les personnes autorisées au sein de votre organisation auront la visibilité des coûts exacts puisque les informations seront saisies directement dans le système. Vous serez ainsi certains que les coûts sont alloués aux comptes appropriés.

En commençant avec une feuille de temps dans laquelle vos employés et vos autres ressources entrent leur temps, vous suivez de façon plus précise vos coûts par activités ainsi que la répartition des frais généraux de votre ressource basés sur le temps alloué aux différentes activités.

La prochaine étape sera désormais de responsabiliser vos gestionnaires de projets afin qu’ils suivent leurs coûts en temps réel et respectent les budgets. Le nombre de demandes administratives diminuera car les gestionnaires seront eux-mêmes capables de sortir ces rapports sans avoir à recourir à l’équipe de finances.

Avec une solution intégrée, la direction aura une vue globale sur l’ensemble de l’organisation sans avoir à fusionner plusieurs rapports. Elle pourra donc consacrer plus de temps à analyser les rapports plutôt qu’à les extraire.

Grâce à une solution de coûts de projets, calculer vos coûts devient plus simple puisque vous connaissez parfaitement vos coûts par activités.

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