Choisir un système de gestion, c’est faire un choix technologique. BBA, une firme d’ingénierie multidisciplinaire québécoise, a choisi l’environnement Microsoft en faisant l’acquisition de la solution de gestion par projet SIFIA de JOVACO intégrée aux logiciels de gestion financière Great Plains de Microsoft.

Rencontre avec M. Réjean Breton, ing., président fondateur de BBA.

JOVACO : M. Breton, vous êtes un rassembleur et un précurseur : à la fin des années 90, vous avez été un des moteurs qui a rassemblé les différentes firmes d’ingénierie pour travailler sur la version Windows de la solution de gestion par projet SIFIA de JOVACO, développée initialement en Cobol. Par la suite, vous avez été la première firme à acquérir et à implanter cette nouvelle version. Quelle était votre vision par rapport à vos systèmes de gestion à cette époque?

M. Breton : Nous avions choisi SIFIA Cobol au début des années 90 parce que c’était le seul logiciel qui intégrait la comptabilité et la gestion par projet nous permettant, entre autres, de cesser la multiplicité de l’entrée de données. Vers la fin des années 90, nous avions de nouveaux besoins et l’environnement Cobol était un environnement fermé. Ainsi, il était difficile de partager l’information entre les différents utilisateurs. De plus, l’évolution et la modification du système étaient limitées. Nous avions un besoin grandissant de partager de l’information en temps réel. L’environnement de travail sous Windows devenait de plus en plus accessible aux entreprises et offrait beaucoup de possibilités.

En même temps, JOVACO cherchait à rassembler ses clients utilisateurs afin de travailler sur une version Windows de SIFIA. Comme nous étions satisfaits des fonctionnalités de SIFIA, nous avons réuni avec JOVACO ses clients en ingénierie et nous avons investi et travaillé ensemble de façon transparente sur la nouvelle version. Une fois développée, nous avons été les premiers à implanter cette nouvelle version. Bien que cela ait été un peu difficile (rires), nous nous en sommes bien sortis grâce à la collaboration et à la bonne volonté des parties impliquées. Je ne le regrette pas - tout au contraire, je suis fier d’avoir participé à l’évolution de cette solution.

JOVACO : Comment ce choix technologique s’inscrivait-il dans votre vision d’ensemble de BBA?

M. Breton : BBA a toujours été un précurseur, et ce, à plusieurs niveaux. Nous cherchons toujours à nous approprier les nouvelles technologies dès leur émergence. Aussi, nous remettions en question nos logiciels de gestion parce que nous constations que ces derniers ne répondaient plus à nos attentes. Nous avions besoin d’un système ouvert sur tous les utilisateurs.

Nous avions constaté qu’il y avait de l’incompréhension entre nos gens de l’administration et nos gens des opérations. Par exemple, seuls les gens de l’administration avaient accès aux informations du système de gestion. Quand un chargé de projet avait besoin d’un rapport, il devait passer par l’administration qui, parfois, ne comprenait pas bien les besoins du chargé de projet. Ce dernier pensait donc qu’il était impossible d’avoir le rapport souhaité et ainsi de suite. Les problèmes d’interprétation se multipliaient avec la complexité grandissante des mandats. De plus, on hésitait toujours à facturer ce travail à nos clients : était-ce du travail administratif ou était-ce du travail de gestion du chargé de projet? Comme c’est le chargé de projet qui a les budgets pour gérer, on était parfois assis entre deux chaises. Aujourd’hui, nous avons franchi ce mur grâce aux possibilités offertes par la version Windows du logiciel SIFIA qui permettent de bien répondre à ces nouveaux besoins.

JOVACO : Vous développez des applications à l’interne que vous intégrez à SIFIA. Comment s’effectue cette intégration?

M. Breton : Dans le passé, nous avions plusieurs petites applications satellites qui n’étaient pas interreliées entre elles et n’avaient aucun lien direct avec les informations du système comptable. Nous devions donc saisir, enregistrer la même information à plusieurs endroits, ce qui n’est pas efficace en plus de présenter un risque d’erreur à chaque saisie. Avec la venue du logiciel SIFIA, il est devenu beaucoup plus facile de développer en s’intégrant au système comptable au lieu de développer en parallèle.

Avec l’arrivée de la version Windows de SIFIA, il est aussi devenu possible d’accéder aux données en temps réel de même que de mettre à jour des informations du système comptable. Nous avons développé plusieurs applications, destinées entre autres aux gestionnaires de projets, aux responsables des ressources humaines et à la direction, dont l’objectif visait à éliminer la saisie des données en double. Par la même occasion, nous avons pu transférer la saisie de données aux gens les plus aptes à le faire.

Ces applications sont développées à l’interne par une équipe qui veille à conserver l’intégrité du système comptable et de ses données tout en tirant avantage des informations saisies par des intervenants multiples.

JOVACO : En 1999, nous étions à un tournant : nous passions d’un environnement fermé à un environnement ouvert sur d’autres applications. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils offerts tels que le portail d’entreprise, la veille stratégique, les tableaux de bord ou la gestion de la relation client, nous arrivons à un nouveau tournant : nous nous dirigeons vers un environnement qui intègre tous les utilisateurs peu importe leur niveau d’autorité ou de responsabilité : gestionnaires, employés, clients, fournisseurs. Comment ces nouveaux éléments s’inscrivent-ils dans votre vision actuelle?

M. Breton : Comme je vous le disais un peu plus tôt, BBA a toujours été un précurseur : cette tendance nous l’avions pressentie quand nous avons opté pour l’environnement Windows et la nouvelle version de SIFIA. Nous avions déjà, à cette époque, émis le désir d’acquérir un système ouvert sur tous les utilisateurs. Et la technologie Microsoft semblait pouvoir y répondre.

Il y a eu une époque où l’environnement informatique était conçu de façon statique et où l’utilisateur devait s’y adapter. Aujourd’hui, les rôles sont inversés. Le cœur d’un logiciel sera toujours partagé par tous les utilisateurs, mais la façon de travailler, d’accéder aux données et d’interagir avec celles-ci doivent maintenant refléter de plus en plus les besoins et fonctions spécifiques de chaque utilisateur. Aussi, les logiciels de forage et d’analyse multidimensionnelle deviennent de plus en plus accessibles ce qui nous permettra de tirer pleinement avantage de nos données pour prendre de meilleures décisions.

Le défi des prochaines années sera d’apprivoiser ces nouveaux outils pour passer d’un environnement où les données sont saisies et consultées selon des formats de rapports prédéfinis à un environnement où chaque utilisateur pourra personnaliser sa façon d’interagir avec l’information.

JOVACO : Compte tenu de ce que vous savez aujourd’hui, referiez-vous le même choix technologique? Est-ce que ce choix vous paraît toujours aussi judicieux?

M. Breton : Je pense que c’est toujours gratifiant de dire qu’on a fait le bon choix. C’est une réponse facile. Mais si on va plus en profondeur et qu’on essaie de voir ce qui s’est réellement fait, ce qui a été rendu disponible, on constate que JOVACO a su être en avant, se démarquer comme un leader et répondre aux besoins particuliers des firmes oeuvrant dans le domaine de l’ingénierie.

Il faut devant les difficultés avoir une culture de solutions. Je cherche des gens motivés à trouver des solutions, motivés à apprendre et à partager. On entre alors dans le domaine des solutions. Si on est un groupe, une société proactive, il faut être parmi les premiers à intégrer les outils modernes. Ceux qui ne le font pas, seront en retard.

Ça nous prend donc des fournisseurs ou des partenaires qui partagent cette proactivité-là. On ne peut pas dire qu’on a une relation à long terme avant d’avoir eu cette relation. Avec JOVACO, on peut prétendre aujourd’hui qu’on a une relation sérieuse à long terme, une relation qui vaut la peine d’être maintenue, entretenue.

JOVACO : Merci beaucoup M. Breton du temps que vous nous avez accordé.