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Soutenez le travail à distance avec une feuille de temps web

3 septembre 2020

Maintenant que plusieurs organisations opèrent à distance, les problèmes de communication et d’approbation sont plus apparents. Il n’est plus possible de passer par le bureau d’un collègue pour lui rappeler de terminer une tâche quelconque. Plusieurs de nos clients nous ont donc demandé comment améliorer leur processus de collecte et d’approbation des feuilles de temps.

Des fonctionnalités de feuille de temps avancées sont désormais essentielles. Des workflows automatisés, un accès par le web et un processus d’approbation facilité sont maintenant plus importants que jamais. Les feuilles de temps sont maintenant beaucoup plus qu’une application où vos employés saisissent les heures travaillées dans une journée.

Voici quelques fonctionnalités de feuille de temps qui ont aidé nos clients durant la réorganisation de leurs processus :

Alertes automatisées

Les alertes peuvent être personnalisées et automatisées selon vos critères. Les employés et gestionnaires sont alors avertis lorsqu’ils ont besoin de finaliser ou approuver les feuilles de temps. Ceci réduit grandement le temps passé sur la collecte des feuilles de temps de votre organisation.

Approbations multiples

Les feuilles de temps peuvent être approuvées par un superviseur, chargé de projet, ou les deux. Ces approbations multiples permettent aux chargés de projet de consulter les heures saisies au projet avant la facturation. Les approbations peuvent également être effectuées en parallèle, accélérant davantage le processus.

Accès libre-service

Vos employés peuvent accéder à leurs informations directement à partir de leur feuille de temps, par exemple les heures accumulées, talons de paie et banques d’heures. Ceci réduit le nombre de demandes faites à l’équipe des ressources humaines pour ces informations, leur permettant de se concentrer sur autre chose.

Corrections faciles

Les utilisateurs peuvent facilement faire des corrections aux feuilles de temps avant qu’elles ne soient envoyées à la facturation. Ceci réduit le nombre de demandes et de communications entre les départements, accélérant le processus et faisant en sorte que des informations justes soient disponibles plus rapidement.

Rapports en temps réel

Les chargés de projet ont accès aux données au fur et à mesure qu’elles sont saisies par les employés dans la feuille de temps. Ces rapports en temps réel fournissent une meilleure visibilité sur le statut des projets et le temps estimé pour compléter les activités et tâches. Ainsi, les chargés de projet peuvent réagir plus rapidement à tout changement.

Ces fonctionnalités de feuille de temps avancées font ainsi en sorte que tout le monde dans votre organisation a accès à des informations à jour et se souvient de compléter leurs feuilles de temps et approbations. Les workflows et approbations peuvent également être personnalisés selon vos besoins pour soutenir votre processus unique. Ceci réduit les délais et les erreurs de saisie de données et de communication, même lorsque vos employés travaillent à distance.

Pour plus d’information sur comment une feuille de temps accessible par le web peut aider votre entreprise, consultez notre page sur TEDI Temps et dépenses, l’application de feuille de temps et de rapport de dépenses de JOVACO pleinement intégrée à Microsoft Dynamics.

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