Bonne année à tous! Nous avions bien hâte de laisser 2020 derrière nous, mais nous voilà cependant de retour en confinement! La différence est que nous sommes maintenant mieux outillés pour relever ce défi. J’ai donc pensé vous parler de l’expérience que JOVACO a vécu avec ses clients et des leçons que nous avons tirées de cette première vague. Vous saurez ainsi comment réussir l’implantation à distance de votre système ERP ou CRM.

Avant le confinement, nous avions l’habitude de nous déplacer pour nous rendre en personne chez nos clients au Québec. Nos conseillers pouvaient passer une semaine entière sur place et se trouvaient rarement au bureau afin de maximiser leur temps de déplacement. Les rencontres pouvaient être très intenses et duraient toute la journée et ce, chaque jour de la semaine. Bien évidemment, cela interrompait le travail quotidien des employés qui devaient mettre leurs tâches de côté.

En mars, nous étions en pleine implantation chez un de nos clients. Nous avions même lancé un programme de formation sur place, mais nous avons dû tout arrêter pour mettre le télétravail en place rapidement. Le client n’avait jamais vécu d’implantation à distance et s’inquiétait du retard potentiel. Cependant, nous avions déjà l’habitude d’effectuer des implantations à distance chez nos clients à l’extérieur du Québec. Le marché étant très large, ces entreprises sont habituées à procéder ainsi.

Le client nous a fait confiance et le projet d’implantation a été un succès. Voici donc les éléments essentiels d’une implantation à distance réussie :

Comment réussir une implantation à distance #1 : La communication

La communication à distance comporte évidemment plusieurs difficultés. Il est facile de laisser filer un courriel ou de mal en interpréter le contenu. Il est donc important de tenir des rencontres régulières afin de se parler de vive voix. Un volet explicatif permet d’éliminer toute confusion. Voici quelques trucs pour assurer une communication à distance efficace :

• Faire des comptes-rendus.
• Expliquer, réexpliquer, re-réexpliquer jusqu’à ce que vous soyez assuré de la compréhension des intervenants.
• Utiliser le vidéo pour faciliter la communication et rendre le tout plus convivial. Allumez vos caméras!
• Privilégier des rencontres plus courtes mais plus fréquentes pour donner le temps aux intervenants de faire leurs devoirs!

Nous avons remarqué que des rencontres plus courtes affectent moins le travail des employés chez nos clients et permettent aux intervenants de rester plus concentrés.

Comment réussir une implantation à distance #2 : La gestion de projet

Peu importe la situation, la gestion du changement représente un défi. Il est donc important de garder une liste à jour des suivis à effectuer et de s’y référer régulièrement. Donnez-vous aussi la chance d’improviser : il n’est pas possible de tout prioriser, donc assurez-vous de rester flexible. Nous recommandons aussi des « scrums » de 15 minutes tous les matins avec les décideurs principaux. En préparation au go-live, il peut être pertinent d’en organiser à l’interne et avec le client. Nous recommandons également une rencontre une semaine avant le go-live afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde avant le lancement. Dites-vous qu’il n’y a jamais trop de vidéo-conférences!

Malgré les épreuves, nous avons appris énormément de choses au cours de la dernière année. Les implantations à distance représentent une approche intéressante en toutes circonstances. Les entreprises qui ont dû mettre certains projets en pause dû à des incertitudes budgétaires peuvent même profiter de programmes de subventions pour compléter leurs projets.

Si vous voulez en savoir plus, je vous invite à consulter nos articles Comment implanter un nouveau système ERP à distance et Comment Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement peut soutenir le travail à distance.

Je vous souhaite encore une fois une très bonne année 2021!

À propos de l’auteur

Jonathan Chatel est Directeur du développement des affaires chez JOVACO Solutions depuis 2017. Les différentes activités de son quotidien professionnel lui permettent d’approfondir ses connaissances au sujet des technologies et des solutions d’affaires de Microsoft, un monde qui évolue tellement rapidement qu’il peut être difficile de s’y retrouver. Il tient donc à vous informer sur les produits de Microsoft dans des mots de tous les jours afin de vous permettre d’en apprendre plus sur cet univers.