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Tout ce qu’il faut savoir avant une nouvelle implantation ERP ou PSA

8 avril 2021
MS Dynamics GP
MS Dynamics 365 BC

Il y a quelques semaines, nous répondions à vos questions les plus fréquentes au sujet d’une nouvelle implantation CRM. Nous avons donc décidé de faire de même pour une première ou nouvelle implantation ERP. Le but est de vous donner une meilleure idée de ce à quoi vous attendre avant de démarrer votre projet d’implantation ERP. Vous y trouverez aussi plusieurs ressources pour vous permettre de poursuivre vos recherches, visant notamment les firmes de services professionnels.

Qu’est-ce qu’un système ERP?

Contrairement à ce que beaucoup croient, un système ERP est bien plus qu’une solution comptable. C’est en fait un système d’affaires rassemblant tous les différents aspects de la gestion d’une entreprise. Vos informations opérationnelles sont intégrées aux activités comptables et aux ventes afin de fournir une vue à 360° de vos affaires.

Pour une firme de services professionnels, ça représente l’intégration entres les feuilles de temps, la planification des ressources et d’autres outils de ressources humaines étroitement liés à l’aspect opérationnel de l’entreprise. Les ERP spécialement conçus pour les firmes de services professionnels sont souvent appelés PSA (pour Professional Service Automation) ou solutions d’automatisation des services professionnels. Elles sont ainsi adaptées aux besoins particuliers de votre secteur en matière d’estimation, de ventes et de gestion des opérations.

Comment un système ERP peut aider mon entreprise?

Une solution ERP centralise vos informations, assure l’intégrité et l’accessibilité de vos données et élimine les erreurs de codage, les doublons et les saisies manuelles. Tous les différents systèmes périphériques sont aussi greffés à votre ERP pour fournir une vision globale de vos opérations tout en gardant les finances au cœur de votre entreprise.

Des tableaux de bord personnalisés permettent aux membres de votre organisation d’avoir accès à des informations centralisées en temps réel. Un ERP vous permet ainsi de prendre de meilleures décisions plus rapidement par l’analyse de vos activités à un niveau granulaire ou global. Et le meilleur? Tout le monde à travers votre organisation peut en bénéficier :

  • Les finances peuvent automatiser les calculs afin d’accélérer le cycle de facturation;
  • L’équipe de gestion a toutes les données clés pour prendre des décisions d’affaires rapides et éclairées;
  • Les opérations ont accès aux rapports facilement et peuvent accélérer leurs processus;
  • Et finalement, les employés peuvent remplir leur feuilles de temps facilement et y retrouver les activités qui leur sont assignées.

Pour en savoir plus, voyez comment une firme de services professionnels peut maintenant traiter ses factures 4 fois plus rapidement avec Microsoft Dynamics GP et JOVACO Projet.

Comment savoir si mon système comptable ne suffit plus?

Une problématique dont JOVACO est souvent témoin est l’ajout de solutions additionnelles non-intégrées au logiciel de comptabilité au fur et à mesure que les entreprises croissent et que leur volume d’affaires augmente. Par exemple, les firmes peuvent choisir d’ajouter des modules pour la gestion de projet, les feuilles de temps et la planification des ressources, ou encore une solution CRM. Ces différentes applications sont ajoutées pour répondre aux objectifs d’accélération des revenus à court terme. Elles remplacent donc la mise en place d’un système de gestion d’affaires intégré, lequel représente souvent un investissement plus substantiel. Cependant, il peut en résulter des inefficacités, des ralentissements et des défis d’intégration logicielle.

Voici les principaux problèmes qui entravent la croissance des entreprises lorsque leurs opérations sont gérées sur plusieurs systèmes disparates :

  • Difficulté à obtenir un portrait global de la rentabilité et l’avancement des projets;
  • Transferts de données et interventions manuelles dans différents systèmes ou chiffriers Excel;
  • Processus longs et complexes, données non-actualisées et risque d’erreurs accru;
  • Longs délais pour obtenir les rapports et données voulus;
  • Processus de facturation long et manuel, occasionnant des retards.

Pour en apprendre plus sur comment un système intégré et infonuagique comme Microsoft Dynamics 365 Business Central peut soutenir vos affaires, lisez notre livre blanc Ne soyez pas pris en otage: Comment un système ERP cloud libère votre équipe financière des contraintes TI.

Qui peut m’aider avec une nouvelle implantation ERP ou PSA?

Cherchez un partenaire d’implantation d’expérience et spécialisé dans votre industrie. Il connaîtra alors les particularités et les meilleures pratiques de votre secteur. Il sera en mesure de guider le choix de votre solution selon vos besoins, vos objectifs et votre budget, puis d’en assurer l’implantation. Il peut aussi être intéressant de chercher un partenaire qui peut supporter votre solution à long terme et qui offre de la formation afin que vous soyez autonome dans votre utilisation du système. Notre livre blanc 9 questions que vous devriez poser à votre partenaire ERP vous aide à faire le bon choix de partenaire ERP.

Et ensuite?

L’implantation d’une nouvelle solution ERP est l’occasion d’entamer une discussion à l’interne pour identifier vos priorités, besoins et enjeux. Vous pourrez alors en discuter plus en détail avec votre partenaire d’implantation. En ayant une vision claire de vos besoins et objectifs à long terme, vous pourrez mieux sélectionner un système ERP pouvant croître avec vos affaires.

Ne sous-estimez pas non plus la gestion du changement lorsque vous implantez un nouveau système! Une implantation par phase peut faciliter la gestion du changement à l’interne, alors qu’une solution modulaire permet de choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin au fur et à mesure que votre organisation évolue. Incluez aussi toutes vos équipes dans ce processus afin qu’elles comprennent comment elles bénéficieront des changements à venir.

N’hésitez pas à contacter JOVACO si vous avez des questions ou songez à implanter une solution ERP ou PSA. Expert de la gestion par projet en temps réel, JOVACO s’engage à fournir aux firmes de services professionnels et qui gèrent par projet un système ERP qui pourra répondre à leurs besoins et leurs réalités spécifiques. Nous sommes là pour assurer le succès de votre nouvelle implantation ERP en plus de veiller à la maintenance et à l’optimisation à long terme de votre système.

Pour en apprendre encore davantage, consultez les articles et livres blancs suivants :

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