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MS Dynamics 365 CRM

La magie de faire le ménage de votre CRM avant de migrer vers le cloud

13 juin 2019

Est-il temps de suivre les conseils de Marie Kondo ? Migrer votre solution de gestion de la relation client vers Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement est l’occasion parfaite de faire le grand ménage de votre base de données.

Tel que mentionné dans notre article À quoi penser avant la migration de votre CRM, la taille de votre base de données et l’espace disque sont des enjeux pour toute migration vers le cloud. Bien qu’il soit possible d’acheter de l’espace supplémentaire si nécessaire, JOVACO recommande de faire le ménage de votre CRM actuel afin de réduire la quantité de données à migrer.

Comme tout bon ménage de printemps, profitez-en pour faire le tri de vos données. Par exemple, avez-vous besoin de garder toutes vos données historiques ? Elles ne vous inspirent sûrement pas tellement la joie, sans compter que vous n’avez besoin que des données des 7 dernières années pour fins d’audit et d’impôts. Voici quelques aspects à considérer quant à l’espace disque et la taille de votre base de données avant de migrer votre CRM vers le cloud :

  • Toute solution de gestion de la relation client finit par accumuler plusieurs enregistrements en double (et même en triple !). Si vos utilisateurs éprouvent de la difficulté à trouver leurs informations dans le CRM actuel, le problème existera toujours dans la nouvelle solution. Il est donc important de s’en débarrasser avant de migrer. D’expérience, un tel ménage n’a pas lieu s’il est remis à plus tard ! Vous pouvez demander à vos représentants de supprimer ou de fusionner les contacts en double afin de réduire la quantité de données à migrer et de désencombrer votre CRM. Des règles de dédoublonnage et déduplication peuvent être utilisées afin d’éviter ce problème à l’avenir.
  • Afin d’économiser de l’escape disque, l’utilisation de Azure Blob, un service de stockage infonuagique offert par Microsoft, est possible. Un outil de gestion des pièces jointes installé dans le CRM transfère les pièces jointes des courriels et des notes vers des « blobs », sorte de conteneurs de données stockés sur la plateforme Microsoft Azure. Les pièces jointes ne sont donc pas dans la base de données du CRM mais restent accessibles avec un lien. L’expérience reste donc la même pour l’utilisateur, tout en économisant de l’espace. Différentes options de prix sont disponibles selon vos besoins.
  • Soyez conscients que la méthode utilisée pour effectuer la migration affectera aussi la quantité de données qu’il est possible de migrer. JOVACO recommande l’utilisation d’un outil tel que Migration Dynamics de Cobalt, qui transfère l’ensemble de vos données et permet même l’utilisation continue du CRM durant la migration. Autrement, le processus de migration peut devenir très long et complexe : il y aura donc des choix à faire quant aux données qui seront migrées puisque celles-ci devront être extraites manuellement. On peut par exemple choisir de migrer seulement les comptes et contacts, ainsi que les opportunités et activités après une certaine date afin de diminuer le volume des données.

Voici donc quelques éléments à considérer lorsque vous planifiez la migration de vos systèmes vers le cloud. En connaissant la taille de votre base de données actuelle, JOVACO est en mesure de faire des recommandations quant à la meilleure marche à suivre pour effectuer la transition de vos systèmes vers le cloud, tout en minimisant l’impact sur vos opérations. Contactez-nous si vous voulez en savoir plus sur la migration de votre CRM vers une solution infonuagique telle que Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement.

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