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MS Dynamics GP

Les avantages des workflows d’approbation de Microsoft Dynamics GP

27 avril 2020

Alors que de nombreuses organisations ont passé au travail à distance, certains processus qui s’effectuaient facilement sont maintenant plus compliqués. Microsoft Dynamics GP offre plusieurs outils facilitant le travail à distance, dont les workflows d’approbation (flux d’approbation). Les bénéfices étaient peut-être moins apparents lorsque tout le monde était présent au bureau, mais quelque chose d’aussi simple qu’obtenir les approbations des bonnes personnes peut devenir bien compliqué lorsque tout le monde travaille à différents endroits.

Configurer des workflows d’approbation dans votre solution Dynamics GP offre de nombreux avantages permettant de faciliter l’utilisation de votre solution. Ils peuvent s’appliquer à plusieurs situations et modules différents, permettant alors de diminuer les risques d’erreur et le nombre de processus manuels. Ces workflows peuvent être déclenchés par une action ou un événement de votre choix. Les actions associées prennent ensuite place automatiquement.

Par exemple, vous pouvez automatiser les contrôles de sécurité au niveau de la saisie de transactions ou à la création de nouvelles valeurs, introduire des ségrégations de tâches numériques à l’intérieur de vos processus actuels ou mettre en place un historique d’approbation numérique dans GP. Les workflows peuvent également être utilisés pour autoriser la délégation si l’approbateur n’est pas disponible ou encore la gestion des escalades ou du délai d’approbation.

Voici quelques-uns des avantages par module :

  • Financier : Automatisez la création de comptes en évitant les erreurs et doublons ainsi que l’approbation des lots d’écritures de journal, le tout selon des critères spécifiques par compte ou lot individuel ou pour l’ensemble de ceux-ci.
  • Ventes : Des flux d’approbation peuvent être mis en place selon les critères spécifiques d’un lot de comptes clients, que ce soit un lot de transactions ou d’encaissements. Ils peuvent également être utilisés pour les transactions SOP ou autres et permettent même l’insertion de pièces justificatives pour accélérer le processus d’approbation.
  • Achats : Vous pouvez automatiser les approbations à différents niveaux, par exemple la gestion des comptes fournisseurs, la gestion des achats, les réceptions d’achats et les factures d’achats, bien sûr selon vos critères spécifiques. Vous évitez alors les doublons lors de la création de fiches fournisseurs ou limitez les réquisitions d’achats à certains individus. Ils permettent encore une fois l’insertion de pièces justificatives afin d’accélérer le processus.
  • Administration : Facilitez la création, modification et suppression de diverses entités, par exemple, les rôles et tâches de sécurité, les utilisateurs, la sécurité des utilisateurs, ainsi que les SmartLists.

Dans tous les cas, les workflows permettent d’accélérer le processus d’approbation en faisant parvenir la demande à la bonne personne automatiquement. Puisqu’ils sont configurés selon vos critères spécifiques, ils sont adaptés aux particularités de vos processus et de votre organisation et réduisent les risques d’erreurs et les interventions manuelles pour vos employés.

En éliminant les processus manuels, vous gardez une piste de vérification ainsi qu’un historique des transactions. Il est également plus facile de suivre les demandes d’approbation en attente ou qui peuvent être malencontreusement oubliées lorsque tout le monde travaille à partir de chez eux.

Pour plus d’informations ou si vous êtes intéressés à configurer des workflows d’approbation au sein de votre solution Microsoft Dynamics GP, contactez JOVACO.

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