Suite JOVACO
pour la gestion de cabinet

Suite JOVACO pour la gestion de cabinet s’intègre à vos systèmes existants pour vous fournir une plateforme flexible et évolutive à partir de laquelle vous pouvez compléter toutes vos activités. En centralisant toutes vos informations, cette suite d’applications vous offre la possibilité d’avoir une vue à 360° de vos clients, d’ouvrir vos mandats et de suivre vos travaux en cours sur le Web, en tout temps et en tout lieu. Cette solution vous permet de gérer le cycle complet de votre relation client, du prospect à la facturation.

Le succès d’une entreprise de services est basé sur la force des contacts et des relations d’affaires de ses associés et professionnels. Une solution spécifique conçue pour la gestion de vos services et basée sur une plateforme CRM est donc l’outil tout indiqué pour assurer la croissance de vos affaires. Ainsi, vous obtenez une vue d’ensemble sur vos mandats et vos clients à partir d’une seule et même interface facile d’utilisation et intuitive. Vous pouvez alors optimiser l’utilisation de vos ressources en ayant une vue sur leurs disponibilités et leurs compétences, accélérer votre cycle de facturation et assurer que tous les membres de votre entreprise aient accès à l’information dont ils ont besoin pour bien répondre à leurs clients.

Pourquoi gérer vos services professionnels avec Suite JOVACO?

ico_sol_webinfo

Ayez toutes vos informations à portée de la main

Suite JOVACO pour la gestion de cabinet centralise toutes vos données en une seule et même solution, assurant que toutes vos ressources aient accès aux informations dont elles ont besoin au moment où elles en ont besoin. Tout le monde a ainsi la même version des faits à travers votre entreprise. Les mandats, factures, TEC ainsi que les dossiers et communications des clients sont accessibles à partir d’une source unique et mise à jour en temps réel, offrant à vos associés une visibilité augmentée sur leurs mandats et leurs clients et leur permettant de mieux servir ces derniers.

ico_sol_invoicing

Accélérez votre cycle de facturation

Avec une intégration complète, les informations deviennent disponibles en temps réel à travers le système en entier, évitant la saisie manuelle de données, réduisant les risques d’erreurs et de doublons et diminuant les retours incessants entre vos associés et votre équipe de comptabilité. Combinez différents modèles de factures pour répondre à tous les critères de vos services tout en conservant la marque de votre entreprise. En ayant l’information en temps réel, vous pouvez facturer plus rapidement et ainsi améliorer vos flux de trésorerie et diminuer le risque de radiations et de mauvaises créances.

jov-ico-barlinegraph

Augmentez l’utilisation et la productivité de vos ressources

Soyez en mesure d’examiner les heures facturables et le taux de productivité de votre personnel pour mieux comprendre leur niveau de performance et leur taux d’utilisation. De plus, un outil d’assignation des ressources permet de visualiser facilement les disponibilités et affectations des ressources pour mieux planifier les embauches, optimiser l’utilisation des ressources ainsi que budgéter et suivre les heures facturables.

ico_sol_int

Rationalisez et optimisez vos processus

Des workflows permettent d’automatiser certains processus pour augmenter l’efficacité de vos associés dans leurs tâches quotidiennes, comme la création de nouveaux mandats et l’approbation de budgets. Optimisez le suivi des mandats et des différents services de votre entreprise. Uniformisez les tâches associées à vos activités de facturation et réduisez les délais associés à la complétion de toutes les tâches à travers votre entreprise en entier.

Lisez cet article pour découvrir comment une firme de services professionnels peut maintenant traiter ses factures 4 fois plus rapidement après avoir implanté notre solution spécifique pour les firmes comptables.

Fonctionnalités clés

Vue à 360° des clients et groupes de clients

Créez des groupes de clients pour permettre à vos associés de consulter leurs mandats en cours et leur rentabilité de façon globale ou d’examiner un client en particulier. Vous avez alors une meilleure visibilité sur vos clients et leurs connexions respectives, ainsi que sur les différents services pouvant leur être offerts. En anticipant leurs besoins, vous pouvez leur proposer des produits qui y répondent et ainsi maximiser autant leur loyauté et leur satisfaction que votre profitabilité.

Création et suivi rapide et facile des mandats

Automatisez la création de nouveaux mandats selon les critères spécifiques de votre firme avec un processus de gestion des risques et de contrôle qualité. Par la suite, tous vos mandats, passés et en cours, sont regroupés en une seule et même solution, vous offrant une vue sur l’ensemble de ceux-ci. La feuille de temps intégrée au système de comptabilité permet d’obtenir le temps imputé aux mandats au fur et à mesure que les membres du personnel saisissent leurs heures dans leur feuille de temps pour une visibilité optimale sur les travaux en cours.

Différentes méthodes de facturation disponibles

Différents modèles de factures sont disponibles et peuvent être combinés pour répondre à tous les critères et besoins de vos clients. Sélectionnez les gabarits, les taux et le type de facturation en fonction du type de service ayant été offert. Adaptez vos gabarits pour conserver l’image de marque de votre organisation. Facturez un mandat de façon partielle ou en totalité. Distribuez les montants sur les mandats actuels et les travaux en cours pour ainsi répondre à la réalité de toute situation.

Optimisation de l’utilisation et de la productivité des ressources

Optimisez la productivité et l’utilisation de vos ressources en ayant une vue sur les disponibilités des employés ainsi que sur les mandats sur lesquels ils travaillent. Vous pouvez ainsi mieux prévoir les embauches en fonction de vos besoins à venir ainsi qu’optimiser l’utilisation de vos employés. Budgétez le potentiel d’heures facturables de votre personnel pour le mois et comparez-le aux heures actuelles pour avoir un meilleur aperçu de leur niveau de performance.

Feuille de temps et des dépenses basée sur le Web

L’intégration de la feuille de temps à la gestion des mandats permet aux associés d’obtenir les heures effectuées en temps réel sur leurs mandats sans devoir attendre la comptabilisation de ces heures dans le système comptable. L’information est plutôt calculée en temps réel au fur et à mesure que les membres du personnel saisissent leurs heures, offrant aux associés une visibilité optimale sur le temps imputé à leurs mandats.

Intégration complète à votre système financier

JOVACO pour la gestion de cabinet s’intègre pleinement à la solution financière Microsoft Dynamics GP, ce qui permet d’effectuer la gestion complète de vos affaires à partir d’une seule et même solution intégrée. L’équipe de comptabilité peut suivre la rentabilité de chaque service et associé sans avoir à saisir de nouveau les informations dans le système financier. Les données des travaux en cours sont mises à jour au fur et à mesure qu’elles sont saisies dans le système, offrant un accès à des données actualisées à partir de n’importe où via le cloud.

La quantité de données disponibles dans un système ERP est telle qu’il peut parfois être difficile de savoir par où commencer. Découvrez 7 rapports essentiels à la gestion de votre entreprise pour garder le contrôle de vos opérations.

Des avantages pour tous les utilisateurs

Comptabilité

Une solution intégrée permet à la comptabilité de se consacrer à l’analyse de la performance de l’entreprise plutôt qu’à l’entrée de données et la saisie manuelle des factures. Non seulement le risque d’erreurs d’imputations et de doublons est réduit, mais l’équipe de comptabilité peut mieux se consacrer à fournir des analyses poussées grâce à des données disponibles en temps réel.

Associés

En automatisant et rationalisant plusieurs processus quotidiens, JOVACO pour la gestion de cabinet augmente la productivité et l’efficacité des associés. Ils ont ainsi accès à des données mises à jour en temps réel pour les clients, mandats et TEC, leur offrant une meilleure visibilité sur leur portefeuille de clients et la rentabilité de ces derniers. Des informations clients centralisées permettent également de fournir un meilleur service à chacun d’entre eux.

Équipe de soutien

Des données centralisées et mises à jour en temps réel ainsi que des workflows font en sorte que les factures puissent être préparées et approuvées rapidement. Différents modèles de factures peuvent être combinés pour prendre en compte les différents services et critères des clients. L’équipe de soutien n’a qu’à valider la facture et l’envoyer pour approbation.

Ressources humaines

L’équipe de ressources humaines peut profiter d’une visibilité optimale sur les disponibilités et engagements des ressources grâce à un outil de planification avancé. Il est alors plus facile de prévoir les besoins à venir et les embauches en plus d’optimiser l’utilisation des employés actuels et de budgéter le potentiel d’heures facturables du personnel. De plus, ils peuvent gérer au même endroit leurs dossiers d’employés ainsi que le suivi des formations.

Apprenez ce qu’est la transformation digitale et comment elle peut amener votre entreprise encore plus loin grâce à des études de cas réels montrant comment les nouvelles technologies ont permis à certaines organisations de repenser leurs processus, services et produits. (En anglais seulement)

Votre entreprise est-elle prête pour un nouveau système ?

Consultez les articles suivants pour en apprendre davantage sur comment votre entreprise peut bénéficier d’un nouveau système intégré pour effectuer la gestion complète de ses affaires.

15 signaux d’alerte: Votre logiciel de comptabilité nuit-il à vos entreprise?

Peut-être est-ce votre solution comptable qui doit être optimisée pour s’appliquer votre réalité actuelle. Apprenez-en plus sur ces 15 signaux d’alerte pouvant empêcher votre organisation d’aller de l’avant.
>> Découvrez les signes potentiels

Choisir un système d’information de gestion – Une liste d’évaluation

Implanter un nouveau système d’information de gestion, qu’il s’agisse d’une solution ERP ou CRM, n’est pas une tâche facile. Ce livrel fournit donc une liste de 10 points à considérer avant de prendre une telle décision, de l’adaptabilité à long terme du système aux modes de déploiement disponibles. Ainsi, vous aurez une meilleure idée du type de solution pouvant le mieux répondre aux exigences, attentes et objectifs de votre entreprise, autant à court qu’à long terme.
>> Consultez les éléments clés à considérer lors du choix d’un nouveau système d’information de gestion